Stiftelesemøte 11.11.08

12.02.2009 (Oppdatert: 08.06.2016)

Referat fra stiftelsesmøtet 11.11.08

Sted:                Kongsberg Vandrerhjem, Kongsberg

Tid                   Tirsdag 11. november 2008 kl. 18.00

Tilstede:           Det var 44 personer tilstede under Stiftelsesmøtet, herav 34 stemmeberettigede. 

Leder av interimsstyret Erik Hørlück Berg ønsket alle velkommen til Stiftelsesmøtet i LFR Østafjells. Anders Heen, direktør, Norsk Landbruksrådgivning holdt etter sak 3 et innlegg om hvorfor regionaliseringsprosessen foregår og hvilke utfordringer det er viktig å forberede seg på.  

Sak 1: Godkjenning av innkalling og saksliste

Innkalling med saksliste utsendt 24.10.2008, i tillegg 04.11.2008 med sakspapirer til stiftelsesmøtet. 

VEDTAK: Innkalling og saksliste enstemmig godkjent.

 Sak 2: Valg av møteleder og to til å underskrive protokollen

Forslag på møteleder: Jon Mælandsmo, Telemark. 

VEDTAK: Jon Mælandsmo enstemmig valgt som møteleder. 

Forslag på to til å underskrive protokollen, Knut Anders Leikvold og Gunnulv Lien.

 VEDTAK: Knut Anders Leikvold og Gunnulv Lien enstemmig valgt til å underskrive protokollen. 

Sak 3: Valg av protokollfører

Forslag på protokollfører: Lars Olav Breivik, daglig leder Buskerud Forsøksring. 

VEDTAK: Lars Olav Breivik enstemmig valg som protokollfører. 

Sak 4: Melding fra interimsstyrets arbeid

Leder av interimsstyret Erik Hørlück Berg la frem meldingen. Interimsstyret ble presentert. Det er søkt støtte fra Innovasjon Norge, Fylkesmennene og Fylkeskommunene i den nye ringens område for å finansiere sammenslutningen. Den totale rammen for søknaden er på 2 mill. kroner og det er søkt om tilskudd på 1,45 mill. kroner. Prosjektsøknaden er for tiden til behandling, og vi har fått signaler om at vi får midler, men ikke hvor mye. Det er ansatt dagligleder i LFR Østafjells han vil bli presentert seinere på stiftelsesmøtet. LFR Østafjells vil overta byggteknisk rådgivning fra fylkesmennene. Det skal også klarlegges med Akershus/Østfold om en arbeidsdeling på teknisk rådgivning slik at alle arbeidsfelt innen teknisk rådgivning blir godt dekket. Det er nedsatt en prosjektgruppe for å arbeide med administrative forberedelser for at den nye ringen skal være operativ fra 01.01.2009. Prosjektgruppe består av dagligeledere i de 5 nåværende ringene og leder av interimsstyret Erik Hørlück Berg. Det har vært jobbet med å finne fellesløsninger på data, telefon og programvare. Det har vært gjennomført en prosess blant de ansatte i forhold til sammenslutning. I mars var det en samling for de ansatte på Kongsberg der Jon Tingulstad deltok. 21. oktober var det samling for alle ansatte på Lampeland. Det er også planlagt samling for de ansatte 10. og 11. desember. 

VEDTAK: Meldingen tas til etterretning av stiftelsesmøtet.

 Sak 5 Godkjenning og underskriving av sammenslutningsavtale 

VEDTAK: Avtale om sammenslutning mellom Hallingdal Forsøksring, Numedal Forsøksring, FABIO Forsøksring, Forsøksringen Telemark og Buskerud Forsøksring enstemmig godkjent. 

Styrelederne i de 5 sammensluttende ringene, Ola Rygg, Hallingdal, Dag Lislien, Numedal, Håkon Tørrestad, FABIO, Jon Mælandsmo, Forsøksringen Telemark og Halvdan Svalheim, Buskerud Forsøksring underskrev 5 likelydende eksemplarer av sammenslutningsavtalen. 

Sak 6: Fastsettelse av vedtekterLeder av interimsstyret Erik H. Berg la frem vedtektene. Han knyttet noen kommentarer til enkelte punkter: §8 Årsmøtet: Årsmøtet er utsendingsårsmøte med årsmøteutsendinger pr. 50 medlemmer i tillegg til styret. Dette punktet ble grundig debattert i interimsstyret. Bakgrunnen for at en har valgt dette er at det ikke skal være mulig for noen områder/regioner å kuppe et årsmøte og for å sikre det kommer medlemmer på årsmøtet. §11 Sammenslutning: Utvidelse av virksomheten til LFR Østafjells kan vedtas av styret. Sammenslutninger, som krever vedtektsendringer og/eller betydelige organisasjons-endringer skal behandles av årsmøtet i henhold til § 10. Dette punktet er tatt med for å gjøre jobben med en eventuell utvidelse av virksomheten enklere. Kommentarer fra salen:Til § 7 pkt 9: Ekstraordinært årsmøte skal holdes dersom styret mener det er nødvendig, eller dersom minst 10 % av medlemmene krever det.§  Magne Trøstheim: Dette punktet burde vært flyttet til § 8 Årsmøtet. Til § 7 pkt. 7: Styret skal hvert år legge fram årsmelding og revidert regnskap for siste driftsår, budsjett og arbeidsplan for inneværende år.§  Magne Trøstheim: Det bør jobbes med en strategi plan frem til neste årsmøte. Til § 8: Årsmøtet velger utsendinger til neste årsmøte, etter forslag fra valgkomiteen.§  Engebret Korvald, leder av valgkomiteen: Dersom valgkomiteen skal finne utsendinger til årsmøtet kan det bli mangel på medlemsdemokrati. Det er også en utfordring å finne personlige vararepresentanter til alle utsendingene, mulig at vararepresentanter i nummerrekkefølge er en bedre løsning. 


 

Til § 8 pkt. 8: Fastsettelse av godtgjørelse til tillitsvalgte for kommende arbeidsår etter forslag fra valgkomiteen:§  Ole Kjørstad: Det er mest vanlig at godtgjørelse til tillitsvalgte fastsettes for inneværende år. Kommentarene fra salen tas til etterretning av stiftelsesmøtet. Dersom det skal gjøres vedtektsendringer bør dette fremmes som sak på førstkommende ordinære årsmøte i LFR Østafjells. 

VEDTAK: Vedtektene for Landbrukets Fellesrådgivning Østafjells (LFR Østafjells) enstemmig godkjent.  

Sak 7: Godkjenning av instruks for styret

Kommentar fra salen:

Til punkt to c: Styret skal minst en gang i året drøfte/gjennomgå strategiplanen for LFR Østafjells.§  Magne Trøstheim: Strategiplanen bør drøftes flere ganger i året. 

Vedtak: Instruks for styret enstemmig godkjent. 

Sak 8: Godkjenning av instruks for valgkomiteen 

Vedtak: Instruks for valgkomiteen enstemmig godkjent. 

Sak 9: Valg

Leder av valgkomiteen Engebret Korvald ledet valget. Det ble gjennomført skriftlig valg på leder og styremedlemmer. Det var 34 stemmeberettigede tilstede. 

a. Valg av leder for ett år:

Valgkomiteens forslag til leder for ett år:§  Erik Hørlück Berg. Det kom ikke forslag til andre kandidater. Resultat av valget: Erik Hørlück Berg 33 stemmer og Håkon Tørrestad 1 stemme. 

VEDTAK: Erik Hørlück Berg valgt til leder for ett år. 

b. Valg av styremedlemmer for to år, og styremedlemmer for ett år:

Valgkomiteens forslag til styremedlemmer for to år:§  Anne Berte Lerberg§  Dag Lislien§  Håkon Tørrestad Det kom ikke forslag til andre kandidater. Resultat av valget: Anne Berte Lerberg 34 stemmer, Dag Lislien 34 stemmer og Håkon Tørrestad 33 stemmer. 

VEDTAK: Anne Berte Lerberg, Dag Lislien og Håkon Tørrestad valgt til styremedlemmer for to år.


 

Valgkomiteens forslag til styremedlemmer for ett år:§  Kjetil Nyhus§  Ola Rygg Det kom ikke forslag til andre kandidater. Resultat av valget: Kjetil Nyhus 34 stemmer og Ola Rygg 33 stemmer. 

VEDTAK: Kjetil Nyhus og Ola Rygg valgt til styremedlemmer for ett år.

 c. Valg av tre varamedlemmer i nummerrekkefølge for ett år:

Valgkomiteen forslag:

1.      Åse Liv Steinslett Hamarsbøen

2.      Nils Olav Bjerva

3.      Knut Harald Brekke 

Det kom ikke forslag til andre kandidater.

VEDTAK: Valgkomiteens forslag til varamedlemmer enstemmig valgt ved akklamasjon. 

d. Valg av utsendinger til årsmøtet, halvparten for ett år og halvparten for to år, med personlige varautsendinger:

Valgkomiteens leder, Engebret Korvald, informerte om at det kun var i region Telemark en hadde klart å finne personlige varautsendinger til utsendingene til årsmøtet. I de andre regionene er det satt opp varautsendinger i nummerrekkefølge. Han informerte også om at av praktiske årsaker er utsendingene og varautsendingene denne gang satt opp etter den ”gamle” ringstrukturen. For seinere valg bør dette nødvendigvis ikke gjøres slik. 

Hallingdal:

Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år:  Ola Frøysok  Knut Anders Leikvold  Knut Olav Skrindo Valgkomiteens forslag til utsendinger for ett år:  Sverre Harald Espeseth  Jon Halbjørhus  Torleiv Håheim  Lars Villand Valgkomiteens forslag til varautsendinger i nummerrekkefølge:1.      Halvor Gauteplass2.      Lars Hamarsbøen3.      Magne Trøstheim4.      Leif A. Lie Det kom ikke forslag til andre kandidater. 

Vedtak: Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år, utsendinger for ett år og varautsendinger enstemmig valgt ved akklamasjon.   

Numedal:Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år:§  Øivind Høimyr§  Hellik Rindem Valgkomiteens forslag til utsendinger for ett år:§  Even Rennehvammen§  Ivar Bjørnsrud Valgkomiteens forslag til varautsendinger i nummerrekkefølge:1.      Tor Løvstuen2.      Ole Vidar Kirkevoll3.      Gunn Storemoen Det kom ikke forslag til andre kandidater. 

Vedtak: Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år, utsendinger for ett år og varautsendinger enstemmig valgt ved akklamasjon.  

Buskerud:Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år:§  Torill Kure§  Ole G. Lia§  Halvdan Svalheim§  Atle Tærum§  Jan Østensen Valgkomiteens forslag til utsendinger for ett år:§  Beate Moe Haugen§  Solveig Kongsrud§  Even B. Schjong§  Olav Skinnes Valgkomiteens forslag til varautsendinger i nummerrekkefølge:1.      Gunnvor Roverud2.      Ole Kjørstad3.      Olaf Bryh Røkholt4.      Egil Chr. Hoen5.      Ole Tom Bø Det kom ikke forslag til andre kandidater. Vedtak: Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år, utsendinger for ett år og varautsendinger enstemmig valgt ved akklamasjon.        


 

FABIO:Valgkomiteens forslag til utsending for to år:§  Jan Tore Foss Valgkomiteens forslag til utsendinger for ett år:§  Inge Myhre§  Jan Phillips Olsen Valgkomiteens forslag til varautsendinger i nummerrekkefølge:1.      Arne Borgeraas2.      Kim Erik Ellingsen Det kom ikke forslag til andre kandidater. 

Vedtak: Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år, utsendinger for ett år og varautsendinger enstemmig valgt ved akklamasjon. 

 Telemark:Valgkomiteens forslag til utsendinger for to år med personlige varautsendinger:§  Jan Olav Eilevstjønn m/personlig varautsending Jon Sæland§  Kristen Hyni m/personlig varautsending Roar Meen§  Dagfinn Sem Jacobsen m/personlig varautsending Lars S. Tveitan§  Nils Ole Lien m/personlig varautsending Thor Christiansen§  Arne Sigmund Svalastog m/personlig varautsending Geir Håvard Østtveit§  Lars Vassend m/personlig varautsending Atle Minnesjord§  Olav Borstad m/personling varautsending Bjørn Gunnar Nordbø Valgkomiteens forslag til utsendinger for ett år med personlige varautsendinger:§  Per Ballestad m/personlig varautsending Signe Lonar§  Håkon Heggtveit m/personling varautsending Tor Skræi§  Gunnulf Lien m/personlig varautsending Svein Olav Krontveit§  Per Fredrik Meen m/personlig varautsending Bjørn E. Dagsrud§  Jon Midtbø m/personling varautsending Eivind Ecbo dy§  Jon Mælandsmo m/personling varautsending Håkon Øverland Det kom ikke forslag til andre kandidater. 

Vedtak: Valgkommiteens forslag til utsendinger for to og ett år med personlige varautsendinger enstemmig valgt ved akklamasjon. 

e. Valg av revisor for ett år:Valgkomiteens forslag Ernst &Young AS Det kom ikke forslag til andre kandidater. 

VEDTAK: Ernst & Young AS valgt til revisor for ett år ved akklamasjon.      


 f. Valg av seks medlemmer til valgkomiteen:

Valgkomiteens forslag til to medlemmer til valgkomiteen for ett år:§  Eivind Ecbo dy§  Ole G. Lia Valgkomiteens forslag til to medlemmer til valgkomiteen for to år:§  Marit Nordhov§  Magne Trøstheim Vagkomiteens forslag til to medlemmer til valgkomiteen for tre år:§  Harald Lie§  Ivar Bjørnsrud Det kom ikke forslag til andre kandidater. 

VEDTAK: Valgkomiteens forslag på medlemmer til valgkomiteen enstemmig valgt ved akklamasjon. 

g. Valg av to varamedlemmer til valgkomiteen for ett år

Valgkomiteens forslag:1.      Torgeir Grimstveit2.      Even B. Schjong Det kom ikke forslag til andre kandidater. 

VEDTAK: Valgkomiteens forslag til varamedlemmer til valgkomiteen enstemmig valgt ved akklamasjon. 

 h. Valg av utsendinger til årsmøtet i LR

Valgkomiteens forslag til vedtak:§  Årsmøtet gir styret fullmakt til å velge/finne utsendinger til årsmøtet i LR. 

VEDTAK: Årsmøtet gir styret fullmakt til å velge/finne utsendinger til årsmøtet i LR.  

Sak 10:Fastsettelse av godtgjøringer for tillitsvalgte

Valgkomiteens forslag til godtgjørelse til styret:§  Kr 1.400,- ved fravær over 4 timer§  Kr 700,- ved fravær under 4 timer§  + kjøregodtgjørelse etter statens satser Valgkomiteens forslag til fast godtgjørelse til styret:§  Styreleder:       kr 30.000,-§  Nestleder:        kr   7.500,-§  Styremedlem:   kr   2.500,- 

VEDTAK: Valgkomiteens forslag til godtgjøringer til tillitsvalgte enstemmig godkjent ved akklamasjon.    

I tillegg til ovenfor nevnte godtgjørelser foreslår valgkomiteen at styreleder avlønnes med kr 250/time (inkl. feriepenger) etter medgått tid for ekstraordinært arbeid frem til ny dagligleder er i virke. Valgkomiteen foreslår også at andre medlemmer av styret avlønnes med kr 250/time (inkl. feriepenger) etter medgått tid for ekstraordinært arbeid dersom styret finne det nødvendig. 

VEDTAK: Valgkomiteens forslag enstemmig godkjent ved akklamasjon.   

Etter sak 5 presenterte leder av interimsstyret, Erik Hørlück Berg, ny dagligleder i LFR Østafjells Asle Michael Fremgård. Asle er for tiden konstituert daglig leder i Forsøksringen Telemark. Asle fikk i oppgave å presentere de andre ansatte som var tilstede på stiftelsesmøtet: Lars Olav Breivik, Magne Heddan, Johan Warlo, Olav Traaen og Mari Hage Landsverk.